Como ser mais produtivo

A procrastinação, mais conhecida como "enrolação", consiste no hábito incontrolável de adiar a execução de tarefas. A consequência imediata para quem pratica a procrastinação é a redução da produtividade e, depois, o estresse, sensação de culpa e vergonha por não conseguir cumprir seus compromissos. Como, então, evitar a procrastinação e ser mais produtivo?

Existe um ditado popular que prega: "Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje". Seria isso o lema a ser seguido para evitar a procrastinação? Quase. Para não procrastinar, o lema que você deve seguir é "Faça o que você tem que fazer na hora em que ela deve ser feita". Ficou confuso? Siga em frente para entender melhor, neste texto escrito em resposta às perguntas enviadas por Gilson Silva, Fernando Fernandes, Cícero Silva Jr., Jucélio Silva e Luiz Carlos através do programa de Coaching em Linux.

Antes de mais nada, é preciso saber que existem dois tipos principais de procrastinação:

1. Inversão de prioridades;
2. Falso relaxamento.

Inversão de prioridades

É quando você dedica seu tempo a tarefas que deveriam ser feitas em outro momento. Isso acaba tirando seu foco, impedindo que você concentre seus esforços na realização da tarefa principal.

Um bom exemplo é checar email. É uma tarefa recorrente, ou seja, você precisa fazer regularmente. É útil e necessária, você realmente precisa fazer isso, porém, reflita: é necessário abrir seu cliente de email sempre que uma nova mensagem chega? Este é o ponto.

Tarefas recorrentes precisam ter hora marcada para serem executadas. Acredite, é possível você ler e responder todos os seus emails verificando sua caixa de entrada apenas 2 vezes por dia. Se você achar isso muito pouco, verifique 4 vezes, mas seja disciplinado: leia as mensagens, responda todas que tiverem de ser respondidas, e depois feche seu cliente de email e só abra no próximo horário que você definiu.

O mesmo vale para ler seus feeds RSS, que você usa para me manter informado. O ideal é que você faça a leitura de seus feeds uma vez por semana. Se isso parece impraticável para você, leia uma vez por dia.

Twitter, Facebook, LinkedIn e outras redes sociais também entram nesse bolo. Acesse-os uma vez por dia apenas, de preferência quando você estiver em casa ou, melhor ainda, no caminho pra casa, usando seu smartphone. Curta o que tiver que curtir, dê RT no que tiver que dar RT, atualize o que tiver de atualizar e feche os sites ou aplicativos.

Falso relaxamento

Esse é o meu favorito. Acontece quando você perde tempo com coisas inúteis sob o pretexto de estar relaxando, descansando sua mente para então começar a cumprir com suas obrigações. Entre as atividades ditas relaxantes estão acessar sites de humor, jogar videogame (na internet, no smartphone ou no seu computador mesmo) ou ver as últimas novidades do seu time do coração.

Se você está entre aqueles que acham que essas atividades descansam a mente, tenho uma má notícia. Acompanhe o raciocínio: ao ler um site de humor, seu cérebro de tem analisar frases e imagens para fazer você entender as piadas e então achar graça ou não. Abra o Facebook e repare na quantidade de informação que está ali, para seu cérebro processar e selecionar para onde você direcionará sua atenção. E o que dizer de jogos, então? Quer atividade que deixa seu cérebro mais ativo do que essa?

Se você quiser realmente relaxar, o que precisa fazer é levantar-se, tomar uma água ou cafezinho, fazer um alongamento, ficar uns 2 minutos de frente pra janela, olhando para o nada, ou mesmo sair do prédio e dar uma volta. Isso sim vai te ajudar a colocar seus pensamentos em ordem. É bem provável que, enquanto você estiver de frente pra janela olhando para o nada ou no meio da sua caminhada, sua mente seja iluminada com aquela ideia brilhante que vai resolver o seu problema.

Com relação aos sites inúteis, a recomendação é a mesma: separe um horário para acessá-los. Sugestão: acesse esses sites 20 minutos antes do almoço, assim você vai ter vários assuntos sem relação com o trabalho para conversar com seus colegas.

Porque sentimos vontade de procrastinar

A vontade de procrastinar vem da falta de organização e planejamento. É preciso entender que trabalhar não dá prazer, o que dá prazer é concluir o trabalho. As pessoas que amam o que fazem são aquelas que conseguem dividir suas atividades em tarefas menores, realizadas facilmente. Isso permite a essas pessoas experimentarem a sensação de dever cumprido várias vezes ao longo do dia.

O problema é quando você recebe uma tarefa complexa e sai tentando fazer. Você sabe que a tarefa é complicada, sabe que levará muito tempo para realizá-la, e só experimentará a sensação prazerosa de dever cumprido depois de trabalhar muito tempo nela. Isso é totalmente desestimulante, então você vai inventar outras atividades, que não têm nada a ver com sua tarefa, mas que você vai conseguir realizar rapidamente e dar um pouco de prazer para seu cérebro insaciável. Entretanto, esse prazer momentâneo será posteriormente substituído pela frustração de não ter conseguido evoluir na execução de sua tarefa principal.

O que você pode fazer, então, é dividir seus projetos em tarefas menores. Vamos a um exemplo prático? Seu chefe ou cliente lhe pede para instalar o CentOS Linux em um servidor. Seu projeto, portanto, é: "instalar o Linux no servidor". Então, você divide isso em tarefas, e cria sua checklist:

1. Verificar se o servidor possui drive de DVD, CD ou USB e escolher a mídia utilizada para instalação;
2. Preparar a mídia de instalação adequada;
3. Instalar o CentOS;
4. Atualizar o sistema;
5. Fazer ajustes finais.

Cada tarefa executada é marcada como concluída. À medida em que você conclui as tarefas, vai ficando cada vez mais empolgado, até terminar tudo e ser presenteado com aquela maravilhosa sensação de "missão cumprida".

Aprendendo a organizar e planejar

Se você quer e sente que precisa ser mais produtivo, deve aprender a ser organizado e fazer planejamentos eficientes. Gostaria de deixar aqui duas sugestões de livros que eu li e recomendo fortemente para quem deseja atingir esses objetivos.

O primeiro é Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, de David Allen, que ensina técnicas para organizar suas ideias, tarefas e compromissos, diminuindo seu estresse e aumentando sua produtividade.

O segundo é The 4-Hour Workweek, de Timothy Ferris, que mostra como executar muito mais tarefas em muito menos tempo.

E você, utiliza alguma técnica para fugir da procrastinação e aumentar a produtividade? Compartilhe conosco no espaço para comentários. Espero que tenha gostado dessa postagem. Um grande abraço e até a próxima!

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